Nessun Cio solo al comando
È noto e condiviso che la gestione delle informazioni riveste in azienda un ruolo importante, talvolta strategico. Come mai allora i responsabili delle Ict spesso non sono chiamati a partecipare alla definizione della strategia aziendale?
Eppure, al verificarsi di determinate situazioni, emerge molto rapidamente quanto le tecnologie dell'informazione e della comunicazione siano un fattore critico: si pensi ai crack finanziari, le intercettazioni telefoniche, le fughe di notizie, lo spionaggio industriale.
In seguito ad alcuni fatti significativi, tra i quali l'emblematico caso Enron nel 2001, diverse autorità (legislativa, di vigilanza e controllo, di categoria, di regolamentazione) sono intervenute per introdurre regole e controlli a maggiore tutela degli stakeholder. Tali interventi rientrano nel più ampio sistema di corporate governance.
In quest'ambito le tecnologie svolgono un ruolo importante: consentono di produrre, in modo efficiente e consistente, la documentazione e reportistica necessaria all'attività di controllo, rappresentano un valido strumento per la gestione del rischio operativo, consentono processi decisionali maggiormente informati e così via.
Per svolgere questo ruolo, anche le tecnologie necessitano di opportune strutture e meccanismi di azione, controllo e verifica dei risultati. È necessario cioè un sistema di governance delle Ict.
Governare le Ict significa definire le procedure per la formulazione della loro strategia e per partecipare e contribuire alla definizione della strategia dell'azienda, stabilire le modalità con le quali le Ict possono supportare i processi di business, definire i meccanismi per aumentare il dialogo intra-funzionale e inter-funzionale, decidere come acquisire e comprendere le esigenze degli utenti aziendali o come fronteggiare situazioni di emergenza operativa.
A chi compete il governo delle Ict? Le tecnologie rappresentano una risorse aziendale strategica, dunque ne consegue che il loro governo dovrebbe essere di competenza dell'azienda e non solo dell'unità organizzativa deputata a gestirle. Dovrebbe competere a un organo aziendale costituito dal top o senior management e del quale faccia parte anche il responsabile Ict.
Ecco che si ripropone, sebbene in una veste leggermente diversa, la stessa domanda fatta in apertura: perché il responsabile Ict non è coinvolto nel top management?
Una possibile risposta può essere ricercata nello scarso allineamento, inteso come coordinamento, tra strategie e obiettivi della funzione Ict con quelli aziendali. Diverse possono essere le cause: da una parte, ad esempio, il responsabile Ict utilizza un linguaggio difficile e la comunicazione con le altre funzioni è scarsa; dall'altra, il responsabile Ict non è coinvolto in processi decisionali di carattere aziendale, non ha gli opportuni spazi per illustrare e presentare i suoi piani di azione, non ha momenti formali di dialogo con il senior management e le altre funzioni.
Maggiore è dunque l'allineamento della funzione Ict con il resto dell'azienda, maggiore può essere il contributo, diretto e indiretto, fornito dalle tecnologie all'azienda. Una condizione necessaria affinché questa relazione sia valida è l'esistenza del commitment da parte del top management per la creazione delle cosiddette condizioni facilitanti.
A titolo di esempio, è necessario che il top management sia informato delle opportunità che possono derivare dall'impiego delle tecnologie, che la formazione faccia parte della cultura aziendale e che il responsabile Ict abbia un background che gli permetta di comprendere la strategia e gli obiettivi aziendali e, dunque, di far parte del team di governo, e non solo di gestione, delle tecnologie.