E-procurement e nuovi strumenti. E' l'ora delle pmi
La gestione dei fornitori rappresenta una delle attività più critiche per il successo competitivo delle imprese, siano esse industriali, commerciali o di servizi. L'impostazione delle strategie di approvvigionamento, la gestione dello scambio informativo (tecnico e logistico) con i fornitori, l'allineamento dei processi all'interno della supply chain è un punto chiave nella gestione dei rapporti di business.
Negli ultimi anni diverse imprese riportano notevoli benefici dall'impiego di tecnologie Ict. I progetti d'implementazione e diffusione di questi strumenti, definiti con il termine di eProcurement, hanno rappresentato per molte aziende un momento di discontinuità rispetto al passato, chiamando il management dell'azienda, e in particolare della direzione acquisti, a rivedere e re-ingegnerizzare processi, procedure e strumenti di collaborazione e di dialogo.
Gli strumenti di eProcurement si possono ritrovare in tutti i vari processi di relazione e scambio con i fornitori. Vi sono strumenti atti a supportare i processi di sviluppo dei nuovi prodotti/servizi, con i sistemi di product lifecycle management che integrano funzionalità di condivisione dei dati tecnici nella co-progettazione con i fornitori, e applicativi per la gestione dell'albo fornitori e per le attività di scouting e di pre-qualifica dei nuovi fornitori.
A fronte di un'esigenza specifica, le electronic reverse auction (asta di acquisto al ribasso) o i sistemi di gara one bid (una solo offerta) rappresentano l'evoluzione delle tradizionali gare di acquisto, con tempi di svolgimento ridotti, maggiore competizione e affidabilità e tutela rispetto a comportamenti non corretti. La gestione del processo d'ordine è ottimizzata nella comunicazione e nella gestione da sistemi di eCatalog, mentre il ciclo passivo beneficia a livello amministrativo delle funzionalità di creazione elettronica del documento di trasporto, di riconciliazione a sistema delle fatture e di fatturazione elettronica. Infine, i sistemi di vendor rating ottengono la completa tracciabilità di tutte le informazioni rilevanti, sui tempi, la qualità del prodotto o il servizio offerto.
I benefici sono una maggiore efficacia, intesa come capacità di rispettare i requisiti di economicità, qualità e servizio indicati dal 'cliente interno', efficienza e integrazione, ovvero la condivisione tra le parti di informazioni e il supporto alle decisioni congiunte.
Le imprese di grandi dimensione hanno lavorato molto negli ultimi anni su questi applicativi. In molti casi, l'ultimo passo di questi progetti è stato la creazione di un 'portale fornitori'. Le pmi, invece, risultano molto arretrate, ferme alla fase di selezione degli strumenti, con difficoltà a valutare sia le criticità tecnico-informatiche legate agli applicativi, sia il ritorno dell'investimento.
Proprio per questo motivo sul mercato sono attivi diverse società che offrono in modalità asp (application service provider) il sistema di eProcurement (ad esempio, la possibilità di condurre un asta sulla piattaforma di un terzo), contribuendo alla riduzione dei rischi di progetto e alla variabilizzazione dei costi. Inoltre, gli stessi operatori offrono servizi di supporto, collaborando alla creazione dell'evento o gestione del processo stesso. Si pensi, ad esempio, ai sistemi di gestione dell'ordine da parte del fornitore operati con sistemi di mail 'attiva'.
Un ultimo punto da sottolineare sui vantaggi dell'eProcurement è relativo alla trasparenza, ovvero alla completa tracciabilità delle decisioni e delle informazioni riguardanti la spesa, i fornitori e le performance generali degli acquisti. Le policy aziendali sull'etica e la tutela dell'azionista trovano così nell'eProcurement strumenti concreti per radicare nei processi decisionali politiche di comportamento spesso dichiarate dal vertice aziendale ma disattese dai livelli operativi.