Come ti costruisco un gruppo di lavoro liquido

Azioni emergenti, estemporanee e non pianificate da parte dei membri di un team di progetto sono spesso considerate come una disfunzione organizzativa data dall'incapacità di una corretta pianificazione ex-ante. Di fronte all'inatteso, i team dimostrano la tendenza naturale a rifugiarsi in più puntuali tentativi di pianificazione (con effetti deludenti). Ben diversi sono invece i risultati che raggiungo quei team che hanno sviluppato la capacità di fronteggiare l'inatteso mettendo in gioco azioni fondate sulla spontaneità e sulla ricerca di soluzioni creative. Il loro successo risiede nella capacità di essere liquidi.

I liquidi assumono la forma del contenitore in cui si trovano, e sono incomprimibili, cioè non variano il proprio volume all'aumentare della pressione. Similmente, i team liquidi sono in grado di sviluppare soluzioni creative ricombinando le risorse immediatamente disponibili (fluidità), in tempi brevi e senza lasciarsi sovrastare dalla pressione temporale derivante dall'esterno (incomprimibilità). Così come un liquido si adatta alla forma del contenitore, i team liquidi si adattano ai nuovi confini e alle nuove esigenze che inaspettatamente emergono in un progetto. Rispondono al cambiamento improvviso, sperimentano nuove possibilità, esplorano eccezioni a routine consolidate, assumono rischi calcolati, senza sapere a priori dove le loro azioni andranno a convergere. Questo non significa agire in modo casuale o irrazionale. Essere liquidi significa essere preparati ad affrontare situazioni inattese che (paradossalmente) si verificheranno con certezza. Una ricerca condotta in collaborazione con alcuni colleghi della University of Arkansas ha messo in evidenza come i team liquidi presentino caratteristiche che facilitano il rapido adattamento a situazioni di progetto mutevoli ed emergenti. Lo sviluppo di un team liquido necessita una preparazione disciplinata, volta a sviluppare un contesto organizzativo e competenze specifiche che favoriscono l'emergere di fluidità e resistenza alla pressione. Emergono quattro pratiche che possono supportare le organizzazioni nello sviluppo di team liquidi. L'ambiente, innanzitutto. L'ideale è la creazione di un clima che tolleri la sperimentazione e l'errore. In questo contesto i membri del team si sentono meno sotto pressione e sono più propensi a offrire idee, porre domande, e esprimere dubbi. Tale situazione favorisce la fluidità del team migliorando la capacità di abbandonare routine consolidate e generare soluzioni creative. Attenzione: tollerare l'errore non significa accettare la diminuzione degli standard di performance! In secondo luogo, i membri del team devono essere immediatamente in grado di conoscere dove risiedano le expertise all'interno e all'esterno del team, nonché le modalità per attivarle il più velocemente possibile. Non è però sufficiente sapere "chi sa cosa", ma è necessario che le expertise siano consistenti e le persone che le posseggono affidabili. Attenzione: non è sufficiente sapere "chi sa cosa", ma è necessario che le expertise siano consistenti e le persone che le posseggono affidabili! È poi necessario creare situazioni che favoriscano lo scambio di idee tra membri del team. Sollecitare i membri del gruppo a condividere le modalità attraverso cui hanno risolto problemi particolarmente complessi aiuta la circolazione di conoscenza che potrà essere prontamente utilizzata in situazioni inattese. Attenzione: è importante non sottovalutare le piccole distanze (fisiche) tra i membri, possono influire negativamente sulla capacità di scambiare spontaneamente informazioni! Infine, una volta identificato il problema emergente, è bene coinvolgere i membri del team e persone di altri team che possono essere utili alla soluzione del problema. Coinvolgere degli esterni favorisce la diminuzione della pressione sui membri del team e favorisce la disponibilità immediata di nuove prospettive sul problema. Attenzione: la decisione finale spetta solo al team!