Informativa Privacy

Informativa Privacy – Processo di selezione da remoto

ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679

L’Università Commerciale “Luigi Bocconi”, con sede legale in Milano, Via Sarfatti n. 25, in persona del suo legale rappresentante pro tempore, nella qualità di “Titolare del trattamento” (di seguito “Titolare” o “Università”), La informa che i Suoi dati personali saranno trattati nel rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali (Regolamento (UE) 2016/679, “GDPR” e D.lgs. 196/2003 e ss.mm.ii. ”Codice Privacy”), al fine di garantire i diritti, le libertà fondamentali, nonché la dignità delle persone fisiche, con particolare riferimento alla riservatezza e all’identità personale.

L’Università ha nominato il Responsabile della protezione dei dati personali (di seguito “DPO”) al quale gli interessati possono rivolgersi per l’esercizio dei diritti previsti dal GDPR (v. paragrafo n. 7) scrivendo all’indirizzo dpo@unibocconi.it.

1. Categorie e tipi di dati oggetto del trattamento

I dati trattati dall’Università possono includere:

1. informazioni personali e identificativi (nome, cognome, luogo di nascita, codice fiscale, estremi dei documenti identificativi, indirizzo IP del dispositivo utilizzato durante l’esame);
2. informazioni di contatto (indirizzo email, numero di telefono, indirizzo di residenza e/o domicilio);
3. dati per la verifica dei requisiti e relativi alla carriera scolastica e universitaria (titoli, valutazione di prove);
4. registrazioni video e sonore del candidato e dell’ambiente circostante durante l’esame registrate con la webcam del dispositivo in uso al candidato;
5. immagini del candidato e del documento d’identità dello stesso;
6. desktop e pagine web che il candidato visita durante l’esame;
7. le risposte del candidato alle domande d’esame;
8. categorie particolari di dati (inerenti allo stato di salute).

 

2. Finalità e base giuridica del trattamento

Nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, i Suoi dati saranno archiviati, raccolti e trattati dall’Università per le seguenti finalità:

1. gestione degli adempimenti amministrativi per l’ammissione alla selezione;
2. erogazione di servizi di supporto per i candidati con disabilità;
3. invio di comunicazioni inerenti all’ammissione alla selezione;
4. utilizzo dei servizi telematici e di posta elettronica mediante generazione di credenziali identificative;
5. svolgimento delle prove di ammissione ai Corsi di Laurea a numero programmato.

La base giuridica del trattamento riguardo le finalità suindicate è, ai sensi dell’art. 6 lett. e) del GDPR, la necessità di adempiere a compiti di interesse pubblico di cui è investito il Titolare del Trattamento, quale sede primaria di istruzione superiore e ricerca, che opera in attuazione dell’art. 33 della Costituzione e dell’art. 6 della legge n. 168/1989 e ss.mm.ii.

3. Modalità di trattamento dei dati

In relazione alle indicate finalità, il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, con modalità tali da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi, oltre al rispetto degli specifici obblighi sanciti dalla legge.

L’Università si avvale di sistemi di proctoring non automatizzati, che consentono, grazie all’attività prestata da operatori umani, di garantire la veridicità della prova sostenuta. Per ogni altra informazione in merito alle modalità di funzionamento del software clicca qui.

In ogni caso, si chiarisce sin d’ora che tutti i dati scambiati tra i sistemi informatici interessati dal processo di selezione (client candidato, server Università e server repository) sono protetti da protocolli di rete cifrati SSL.

I Suoi dati personali saranno trattati solo da personale autorizzato al trattamento, secondo quanto stabilito dall’art. 29 del GDPR e dall’art. 2-quaterdecies del Codice Privacy, in ragione dell’espletamento delle loro mansioni lavorative.

4. Comunicazione dei dati personali

Nell’ambito delle finalità sopra indicate, i dati potranno essere comunicati a:

• strutture interne all’Ateneo preposte alla gestione dell’iscrizione e delle carriere degli studenti (segreteria didattica, docenti, dipartimenti, Consigli di Facoltà, commissioni);
• società esterne alle quali è affidata la gestione dei test, appositamente nominate ex art. 28 del GDPR quali responsabili del trattamento (Giunti Psychometrics S.r.l. e Procwise Exam B.V.).

L’elenco dei responsabili (e sub-responsabili) del trattamento potrà essere richiesto al Titolare, ai recapiti sopra indicati.

5. Tempi di conservazione dei dati personali

I Suoi dati personali saranno conservati solo per il tempo necessario al perseguimento delle finalità per le quali vengono raccolti, nel rispetto del principio di minimizzazione ex art. 5, par. 1, lett. c) del GDPR.

L’anagrafica dei candidati che hanno sostenuto la prova di selezione è conservata illimitatamente nel tempo, per interesse storico.

Il termine ultimo di conservazione, sia per i testi delle prove^[1] che per le registrazioni audio-video^[2], coincide con l’intero periodo di svolgimento dei test online, a cui si aggiungerà l’ulteriore termine di 6 mesi a decorrere dalla data di rilascio dell’esito delle prove dell’ultima sessione disponibile per l’ammissione all’anno accademico successivo.

La conservazione dei restanti dati è sottesa ai tempi di conservazione degli atti amministrativi che li contengono.

6. Trasferimento dei dati extra UE

I dati personali raccolti in occasione del processo di selezione da remoto tramite il fornitore del software di proctoring (Proctor Exam), Giunti Psychometrics, sono archiviati sui server di Amazon Web Service situati in UE (Germania e Irlanda). Le situazioni in cui i dati personali del candidato potrebbero essere trattati fuori dall’Unione Europea ed in particolare negli Stati Uniti sono legate a richieste di supporto avanzate tramite la chat di Proctor Exam, che si ricorda non può esser utilizzata dall’interessato, in quanto è stato attivato un supporto ad hoc da parte del Titolare, come indicato nel documento “ Istruzioni e regole di comportamento”.

Per quanto concerne l’eventuale trasferimento dei dati verso Paesi Terzi, il Titolare rende noto che il trattamento avverrà secondo una delle modalità consentite dalla legge vigente, quali ad esempio l’adozione di Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati od operanti in Paesi considerati sicuri dalla Commissione Europea, e comunque secondo quanto disposto agli artt. 44-49 del GDPR. È possibile avere maggiori informazioni, su richiesta, presso il Titolare ai contatti sopraindicati.

7. I diritti dell’interessato

Lei ha il diritto di accedere in qualunque momento ai dati che La riguardano, ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR. In particolare, in qualità di interessato, Lei ha:

1. il diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano e, in tal caso, di ottenerne l’accesso (art. 15);
2.  il diritto di ottenere l’aggiornamento e/o la rettifica/integrazione dei Suoi dati personali (art. 16);
3. il diritto di ottenere la cancellazione dei propri dati personali, nei casi in cui ciò sia consentito dal GDPR (art. 17);
4. il diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei propri dati personali, qualora ricorra una delle ipotesi previste dalla normativa vigente (art. 18);
5. il diritto di opporsi al trattamento, fatta eccezione per quelli contenuti in atti che devono essere obbligatoriamente conservati dall’Università e salvo che sussista un motivo legittimo prevalente dell’Ateneo per continuare il trattamento;
6. per i trattamenti dei dati che trovano la loro base giuridica nel consenso, il diritto di revocare il consenso senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, Lei ha inoltre il diritto di proporre reclamo (art. 77 GDPR) al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it), qualora ritenga che il trattamento che La riguarda vìoli la disciplina vigente in materia di protezione dei dati personali.

Per esercitare tutti i diritti sopra indicati può rivolgersi, per iscritto, al Titolare ovvero al DPO ai recapiti sopraindicati.

Milano, 29 giugno 2023

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