La Protezione civile e il lavoro per progetti

Negli ultimi dieci anni la Protezione civile ha affrontato una varietà di emergenze, dai funerali del Papa ai terremoti. Che cosa permette alla Protezione civile di gestire competentemente eventi così radicalmente diversi? La risposta a questa domanda è rilevante anche per il crescente numero di imprese che si organizzano a progetti – strutture relativamente autonome, con un obiettivo definito e un orizzonte temporale limitato. L'accorciarsi del ciclo di vita dei prodotti, la loro crescente complessità e la necessità di gestire cambiamenti organizzativi frequenti hanno contribuito alla popolarità di questa forma organizzativa flessibile, ma non priva di problemi. Un aspetto particolarmente critico riguarda i meccanismi di accumulazione delle conoscenze e di sedimentazione dell'apprendimento. La mancanza di continuità tra un progetto e l'altro rende particolarmente complesso il trasferimento delle lezioni apprese. Di fatto, in anni recenti, le imprese hanno spesso investito in memorie elettroniche quali 'lessons learnt' database o database di progetto, ma tali investimenti hanno in genere avuto risultati limitati, evidenziando il bisogno di una migliore comprensione di come lavora la memoria organizzativa in contesti a progetto.

Per contribuire a rispondere a questa domanda, in una ricerca condotta in collaborazione con Andrea Prencipe dell'Università G. D'Annunzio, abbiamo esaminato come la Protezione civile ricordi come gestire le emergenze e i grandi eventi pubblici, in un modo che le consente di mantenere la flessibilità necessaria ad adeguarsi alle specificità di ogni situazione. Il primo elemento di continuità è il sistema di ruoli che gli individui ricoprono e che rimane sostanzialmente stabile in ciascuna categoria di evento – emergenza o grande evento pubblico. La stabilità del sistema di ruoli consente alla Protezione civile di sviluppare competenza attraverso l'esperienza professionale degli individui impegnati in uno specifico ruolo.Il secondo meccanismo è il sistema di carriera, che consente di sviluppare competenze in ruoli diversi e di costruire un background di esperienze professionali comuni con molte controparti in altre organizzazioni coinvolte nella gestione delle emergenze. Questi network di relazioni basati su esperienze professionali condivise contribuiscono a mantenere continuità tra i progetti e sono fondamentali nel garantire la capacità di coordinamento inter-organizzativo necessaria a riutilizzare e adattare efficacemente le procedure. Proprio le procedure costituiscono l'ultimo elemento della memoria organizzativa della Protezione civile. Diversamente da quanto ci si potrebbe aspettare, esse sono estremamente snelle e costituite prevalentemente da check-list di elementi da affrontare e output da produrre. Le procedure sono tuttavia integrate dagli archivi degli output delle procedure implementate in precedenti emergenze – una forma di project database. La soluzione per una nuova emergenza viene sviluppata almeno in parte combinando e variando gli output sviluppati in situazioni precedenti identificate come simili. L'esperienza della Protezione civile suggerisce che battere l'amnesia da progetto richiede un approccio integrato, in cui eventuali memorie hard devono essere viste prevalentemente come input a supporto del processo di problem-solving degli individui e devono essere progettate assieme a un adeguato sistema di carriera che consenta agli individui di sviluppare competenze e network di relazioni, creando in questo modo una base di continuità che consente l'adattamento creativo alle specificità di ogni progetto dell'esperienza condensata in forma di procedure.