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FAQs

organizzare attività studentesche

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Organizzazione dell'evento

a) A cosa serve CONCEPT EVENT?

Concept Event è un software online che dovrai utilizzare per:
1. Compilare un'Idea Evento, ovvero una richiesta di approvazione per un evento;
2. Ricevere notifiche dagli uffici rispetto agli aspetti organizzativi dell’evento;


b) Quando devo presentare la richiesta?

Verifica QUI  le scadenze indicate nel Calendario Riunioni Comitato CASA sia per la presentazione di idee evento che di attività off-campus.


c) Voglio organizzare un evento con la collaborazione di un’associazione esterna: posso citarla sul poster?

Se l’evento è approvato, non puoi riportare il logo nel materiale promozionale dell’evento, ma puoi mettere la dicitura “In collaborazione con…”.
N.B. La collaborazione deve essere esplicitata già nella proposta caricata in Concept Event.


d) Devo avere sempre un docente Bocconi tra i relatori?

No, solo gli incontri che coinvolgono relatori esterni all’Università devono includere nel panel dei relatori almeno un docente Bocconi appartenente alla Core Faculty. Puoi contattare uno dei docenti elencati nella lista della Core Faculty. La sua conferma di disponibilità a partecipare deve essere caricata in Concept Event, insieme al resto dei documenti richiesti per l'istruttoria di approvazione. 


e) E per gli ospiti esterni, quali informazioni devo caricare?

Per ciascun ospite esterno a Bocconi che parteciperà all'evento devi caricare una biografia che descriva il percorso professionale e personale - se rilevante - , in modo da fornire indicazioni al Comitato su chi stai invitando e perchè.

E' inoltre necessario ricercare gli ospiti esterni attraverso il database CRM attraverso Concept Event al momento dell'inserimento dell'idea evento. Se il relatore esterno non è presente nel database, è necessario inserire il suo nominativo nel database raccogliendo prima di tutto il consenso al trattamento dei dati personali.

Spazi e allestimenti

In considerazione delle linee guida a cui più in generale l’Ateneo si sta attenendo per la ripresa delle attività on campus, tutte le iniziative studentesche si svolgeranno in modalità online almeno fino alla fine del primo semestre dell’a.a. 2020-21.

Le associazioni studentesche non potranno dunque richiedere l’utilizzo di aule per le proprie attività (né interne, né che coinvolgano relatori o pubblico esterno), né potranno avvalersi dell’utilizzo degli spazi “Campus Life”, fino a nuove disposizioni.

Le associazioni studentesche dovranno organizzarsi per sviluppare le proprie iniziative online, secondo i seguenti criteri:

> Riunioni interne e Incontri Bocconi Community (con relatori interni): l’associazione potrà riunirsi online tramite la piattaforma digitale a sua scelta, senza necessità di previa autorizzazione da parte del Comitato.

> Eventi (con relatori esterni): l’associazione procederà con la richiesta di approvazione dell’evento secondo le consuete modalità e scadenze previste dal Regolamento. Per lo svolgimento dell’evento, l’associazione è tenuta ad utilizzare la piattaforma “Microsoft Teams” – a disposizione di tutti gli studenti Bocconi - e ad inviare il link per la partecipazione dell’evento anche alla Segreteria Tecnica del Comitato CASA (comitatocasa@unibocconi.it).
Non sono consentite le registrazioni degli eventi, né dirette streaming tramite social network (Facebook o Instagram).

> Company Visits: le associazioni sono autorizzate ad organizzare company visits, sempre secondo le consuete modalità e scadenze previste dal Regolamento. Tali attività potranno essere svolte anche in presenza, previo accordo con l’azienda.

Finanziamento

a) Quando posso chiedere all’Università il finanziamento di un evento?

La richiesta di finanziamento deve essere fatta tramite Concept Event PRIMA della realizzazione dell’evento, contestualmente alla richiesta di approvazione dell’evento.

In questa fase di eventi online, è possibile richiedere fino a €100 per la promozione.



b) Cosa devo fare per ricevere il rimborso della somma approvata dall’Università?

Devi presentare la richiesta di rimborso all’ufficio Campus Life inviando una email a comitatocasa@unibocconi.it completa di:
- fattura intestata all’Università Bocconi e riportante la dicitura “pagato”;
- relazione dell’attività svolta firmata dal responsabile del Referente Amministrativo su Concept Event.
- poster e/o altro materiale promozionale, che si ricorda deve riportare la dicitura “Iniziativa finanziata con i contributi dell’Università Bocconi”.

Sarà possibile indicare il codice IBAN del referente amministrativo dell'evento (indicato in Concept Event) per ricevere il rimborso tramite bonifico.


c) Posso raccogliere fondi in Università?

All’interno dell’Università non è possibile vendere biglietti e/o raccogliere fondi per attività proprie o di terzi, anche a fine benefico.


d) Posso chiedere la sponsorizzazione del mio evento a uno o più soggetti esterni all’Università?

Sì, puoi avere uno o più sponsor che vanno dichiarati nella richiesta di approvazione dell’evento.
Ricorda:
1. Prima di contattare i potenziali sponsor, coordinati con la Divisione Sviluppo e Relazioni con gli Alumni e danne segnalazione nella richiesta compilata in EB;
2. Se lo sponsor è stato concordato con l’Università, il materiale promozionale può riportare la dicitura “In collaborazione con../con il supporto di…”, MA non il logo.


N.B. Questa sezione vuole aiutarti a chiarire gli aspetti più complessi dell'organizzazione degli eventi studenteschi; per una visione completa delle modalità con cui organizzare e promuovere attività consulta il Regolamento del Comitato CASA (Linee Guida e Manuale Tecnico)

 

Ultimo aggiornamento 21/07/2021 - 15:25:32